10個協助「使用者」轉移至 LibreOffice的方式

By | 2015-02-13

OO.o / LibreOffice 服務,請參考:【晟鑫科技 OO.o / LibreOffice 商用導入服務

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全文來源:http://www.techrepublic.com/blog/10-things/10-ways-to-help-users-move-from-microsoft-office-to-libreoffice/

當然,這只是眾多建議內容中的一個,而且如標題所示,僅是提供給一般「使用者」的建議方式,至於適不適用於企業導入,則仍然要視其導入範圍及對象而定,在整份建議的內容之下,除了提供文章內的大意外,晟鑫科技還針對企業的情況提出疑問,給有計劃導入 LibreOffice / Apache OpenOffice.org 的單位參考,是不是只需要教育訓練就能完成導入工作,就交給負責導入的 IT 單位評估了~

方式 1:在每一台電腦上安裝 LibreOffice

原文大意:因為 LibreOffice 不需要額外的授權費用,使用者可以自由的下載並且安裝在自已的電腦上,讓使用者多一個新的工具,並且有適應的時間,會使用轉移的工作更加容易,也可以讓使用者去比較這二套軟體間的差別。

實際上,除了極富好奇心及被賦予導入重任的資訊人員外,一般員工並不會因為有安裝 LibreOffice 而自動去比較兩套軟體的功能(當然,會花點時間看一下),所以當您決定要將 LibreOffice 佈署到使用者端時,請採用漸進及範圍式的導入,也就是先從 IT 人員及被選作先期導入專案評估的成員開始,等所有的資源及政策都確立後,再佈署到一般員工的電腦中。另外也要有方式去確認每個人所有的版本都要統一(不能讓使用者想裝哪一版就用哪一版)、升級機制(如何更新?官方的更新方式是直接提供數百 mb 的更新檔),否則一導入,後面維護服務工作將加倍辛苦。

方式 2:將檔案存成 MS Office 可讀取的格式

原文大意:即便使用 LibreOffice,使用者還是會常與其他僅採用 MS Office 的人員交換檔案,為了交換上的便利性,所以將檔案存成 doc、docx 、rtf 等通用格式仍是個好主意。

每一個組織的內部檔案交換政策都會因為內部法規、保安性及系統支援(例如文件管理系統及加簽機制)而有所不同,而 LibreOffice 原生設定是儲存成 ODF 格式,若要儲存成 MS Office 格式則要調 整預設值,同時也要符合上述內部檔案交換政策之規範,此時導入單位需要有能力或是有外部方案,以修訂政策、提供訓練、修改預設設定值或是整合系統等方式,提供多面向導入策略來處理檔案交換的問題,否則使用者光是問一個 odt 轉成 doc 的動作,就可以讓 IT 人員疲於奔命。

方式 3:提供 QA 機制

原文大意:導入過程中,使用者一定會有許多問題,千萬不要指望使用者能自行解決,提供 QA 的機制,讓使用者知道問題解決的方式,將大大減少導入的門檻。

的確在導入的過程中,建立 QA 機制是必要的工作項目,許多組織內部都已建立完善的 KM 系統,但是實際上的困難在於是否有建立完善的內部支援體系,以及當一般 SOP 無法解決時,是否有其他進一步的解決方案? 例如內部是否有建立種子團隊,可快速回應使用上所產生的問題?而無法透過操作解決的 bug 問題,該如何解決?是否可透過升級或是修正解決問題?這都是必需要考慮到的流程。

方式 4:提供使用者 LibreOffice 手冊

原文大意:網路上有官方的文件可提供給使用者參考,您可以將其列印成紙本手冊提供翻閱,如果有其他問題也可至論譠提出詢問,會有熱心的朋友提供您相關的解答。

國外的官方文件非常豐富且即時更新,但是中文文件常常是過時的且不符需求,因為組織內部的使用模式往往與官方文件所提供的方式有很大的差異,所以編撰適合組織內部適合的教材是很重要的任務,另外關於社群的支援,速度是一個很重要的關鍵,沒有任何一個社群是有義務要提供任何人即時的回應與支援。

方式 5:與使用者介紹 LibreOffice 的「擴充套件管理員」功能

原文大意:LibreOffice 的擴充套件管理員提供了非常多的延伸功能,在官方的網頁具有搜尋機制,使用者可以自行加入,讓 LibreOffice 功能變的更多豐富。

LibreOffice 官方提供非常多的插件,但是否符合企業內部的需要?能否有客製化的能力?另外版本管理的機制在哪裡?而且有些插件僅適用於特定的 LibreOffice 版本,這些狀況都需要列入考量。

方式 6:請記得使用者已經用了一段時間的 Office 介面

原文大意:自 MS Office 2007 開始所採用的新介面,一開始讓使用者非常不適應,目前也只有 Office 採用這樣的介面,LibreOffice 仍採用選單式的操作介面,提供一些介面上的操作提醒可以減少一些導入的時間。

LibreOffice 的操作介面已經愈來愈直觀,早期的版本可能還有許多功能分類的問題,但近幾年的版本已經減少了很多這樣的問題。但根據實際導入經驗,UI 可能會是影響導入成功的關鍵因素之一,因為採用組織 Logo 及符合單位特性的 UI,會提高使用者的認同感,進而對導入政策有較高的接受程度。

方式 7:讓使用者知道如何自訂工具列

原文大意:LibreOffice 官方所提供的工具列排列有時候不適用於使用者的習慣,讓使用者學著自訂工具列,可以提升使用的效率。

根據導入的實務經驗,這樣的改變對於導入成功與否所佔的因素不是太高,但是如果能夠將原本企業中的系統功能整合進來,例如:ERP系統、財會報表分析工具整合進來,將會是專案成功的關鍵。

方式 8:提供必要的範本檔

原文大意:如果您有大量的範本檔,請將其匯入到 LibreOffice 的範本資料庫中,只要使用 MS Office 的範本檔直接匯入,LibreOffice 即可直接取用。

範本機制是提供組織標準文件格式的方式之一,當然集中在檔案伺服器並提供給使用者使用也是一個方式,但不一定每個使用者都會知道範本是否有更新,如果能透過插件告知所有組織成員有新範本更新,那也可以減少內部文件在採用 LibreOffice 方案後所造成的文件交換格式異常的問題,每一個使用者在設定版面、字型及段落的風格都可能影響到文件交換的準確性,透過標準一致的範本中心模式,即可大幅降低因多人編輯後所產生的檔案異常格式現象。

方式 9:提供 MS Office 及 LibreOffice 的功能比較表

原文大意:想讓使用者快速學會 LibreOffice,其中一個方式就是建立功能對照表,讓使用者知道兩個軟體間的功能差異,請確認您的對照版本是與使用者上安裝的版本一致,以免產生混淆。

首先要先有能力統一組織內部的 LibreOffice 版本,再依據不同軟體連立功能差異表,另外的重點是要配合教材及教育訓練的方式,讓使用者在很短的時間內就能知道兩個軟體間的不同,有效減少導入過程中的不適,還有可能加快使用者的工作效率。

方式 10:給使用者充足的時間

原文大意:不要指望轉換工作可以一夕完成,需要給使用者一些充足的時間來適應這樣的變化,採用上述幾點建議方式,最終會在幾週後讓使用者適應這樣的改變。

雖然導入過程需要時間,但是縮少導入時間也是提高成功率的重要因素之一,時間愈長所引發的情緒效應愈大,合理的導入時程也需要各組織詳細的評估,再配合內外部的支援才可順利完成工作。

以上文章由晟鑫科技LibreOffice / OO.o 商業服務團隊所製作,步驟及原文大意則是節錄網路文件,轉錄的朋友請註明所有的來源位置。

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